Cuando Debe Reemplazar la Copiadora de su Oficina? Senales Honestas de que es Hora

La copiadora de su oficina es una de esas maquinas en las que no piensa hasta que deja de funcionar. Para cuando esta parado frente a ella a cinco minutos del cierre, viendola atascarse por tercera vez ese dia, normalmente ya espero un poco demasiado para hacer un cambio. Lo escuchamos a la manana siguiente de oficinas en New Albany, Jeffersonville y aqui mismo alrededor de Clarksville, y la conversacion casi siempre empieza igual: vale la pena repararla, o es hora de reemplazar esta cosa?

La respuesta honesta es que la edad por si sola no lo decide. Una maquina muy usada puede llegar a su limite en el ano cuatro, mientras que una copiadora poco usada en una oficina pequena puede funcionar bien por una decada. Asi que en lugar de adivinar, mire las senales reales, y luego haga una simple revision de reparar contra reemplazar. Aqui esta como guiamos a nuestros vecinos por ello.

Las senales honestas de que es hora de reemplazar

1. Las averias son cada vez mas frecuentes

Esta es la senal mas clara. Una reparacion al ano en una maquina de trabajo es normal. Una llamada de servicio cada pocas semanas no lo es. Cuando la misma maquina sigue fallando de maneras nuevas, ya no esta reparando una copiadora, la esta cuidando como a un enfermo. Y cada vez que se cae, su equipo se detiene, las fechas limite se atrasan, y alguien termina llevando un trabajo a una imprenta. Esos costos silenciosos se acumulan mas rapido de lo que la mayoria de los duenos imagina, que es exactamente por lo que les ponemos numeros reales en nuestro analisis de lo que el tiempo de inactividad de la copiadora realmente le cuesta a su negocio.

2. Sus facturas de reparacion suben hacia el costo de una maquina nueva

Saque sus facturas de reparacion de los ultimos doce meses y sume piezas, mano de obra y llamadas de emergencia. Una buena regla usada en todo el mundo de los equipos es la regla del 50 por ciento: una vez que un ano de reparaciones se acerca a la mitad del costo de un reemplazo, en esencia esta pagando por una copiadora nueva sin recibirla. Si gasta 1,500 dolares al ano para mantener funcionando una maquina que podria reemplazarse por 3,500 dolares, las cuentas ya le estan diciendo algo.

3. Su costo por pagina sigue subiendo

El costo por pagina es el mejor numero para juzgar la economia de una copiadora, porque incluye el toner, las piezas y el servicio. A medida que una maquina se desgasta, el rendimiento del toner baja y el servicio se hace mas frecuente, asi que el numero sube. Si el suyo ha estado subiendo de forma constante, una maquina mas nueva con mejor rendimiento de toner normalmente le ahorrara dinero real cada mes. Nuestra guia sobre como calcular su verdadero costo por pagina repasa cada parte de ese numero.

4. La calidad de impresion no se queda arreglada

Texto desvanecido, rayas, manchas e imagenes fantasma son senales de desgaste interno. Si ya limpio el tambor, cambio el toner y corrio la calibracion y los problemas siguen volviendo, el asunto es mas profundo que el mantenimiento. Piezas como el fusor, la banda de transferencia y el tambor de imagen tienen una vida limitada, y una vez que se van, reemplazarlas de una en una puede costar casi tanto como una maquina nueva, con la siguiente pieza normalmente justo detras. La mala calidad en facturas y propuestas tambien dice algo de su negocio, asi que esto importa mas de lo que la gente cree.

5. Ya no puede con su volumen

Cada copiadora esta hecha para un rango mensual de paginas llamado ciclo de trabajo. Si su negocio ha crecido pero su maquina no, lo va a ver: atascos frecuentes durante tiradas grandes, salida lenta que atrasa el dia, y sobrecalentamiento durante trabajos largos. Compare el ciclo de trabajo nominal de su copiadora con su conteo mensual real. Si esta corriendo de forma constante por encima del 80 por ciento de lo que fue disenada, la esta forzando mas de lo que aguanta, y las averias de arriba solo empeoraran. El atasco constante suele ser el primer sintoma, que cubrimos en nuestro articulo sobre por que una impresora se sigue atascando.

6. Las piezas y el toner son cada vez mas dificiles de conseguir

Cuando un fabricante descontinua un modelo, la cadena de suministro de piezas y toner empieza a secarse. Lo nota cuando los cartuchos solo se consiguen con vendedores externos a precios inflados, cuando las piezas de repuesto necesitan pedido especial con largos tiempos de espera, o cuando su propio tecnico menciona problemas para conseguir componentes. Funcionar con toner de marca generica o piezas escasas puede servir en un apuro, pero suele crear mas problemas de calidad mas adelante. Una vez que anda cazando suministros basicos, la senal es clara.

Reparar contra reemplazar: un marco de decision simple

Cuando esta indeciso, repase esto lado a lado. Si tres o mas puntos de la columna de reemplazar aplican a usted, casi con seguridad es hora de seguir adelante.

Si se inclina hacia reemplazar, tiene opciones

Reemplazar no tiene que significar un cheque grande por una maquina totalmente nueva. Hay unos cuantos caminos sensatos, y el correcto depende de su flujo de efectivo y su volumen.

• Una maquina nueva, del tamano correcto. Si compra, elija una con capacidad de al menos 20 a 30 por ciento por encima de su volumen mensual actual para tener espacio para crecer, y considere el costo total de propiedad, no solo el precio de etiqueta.
• Equipo de fin de arrendamiento. Una copiadora comercial reacondicionada profesionalmente puede costar mucho menos que una nueva y aun manejar anos de trabajo. Explicamos como funciona en nuestro articulo sobre copiadoras de oficina de fin de arrendamiento.
• Costo por copia. Una simple tarifa plana por pagina junta la maquina, el toner y el servicio en una sola factura predecible, sin una compra grande por adelantado. Es una opcion limpia para oficinas que quieren numeros estables y amables con el presupuesto.

Sea cual sea el camino que tome, mientras tanto puede mantener su maquina actual surtida con toner y suministros para la mayoria de las marcas principales desde nuestra tienda en linea.

Somos sus vecinos, no un numero 1-800

Una copiadora de oficina que vacia su presupuesto, frena a su equipo o le entrega impresiones que no pondria frente a un cliente no le esta ahorrando dinero. Calladamente le esta costando mas de lo que costaria un reemplazo. La decision mas inteligente es hacer la llamada antes de que la siguiente averia lo agarre desprevenido, y no tiene que hacerla solo. Estamos basados aqui mismo en Clarksville y ayudamos a negocios por todo el condado de Floyd, el condado de Clark y el area metropolitana de Louisville a decidir con honestidad si una reparacion o un reemplazo tiene mas sentido. Miraremos sus numeros reales y le daremos una respuesta directa, incluso cuando esa respuesta sea quedese con lo que tiene.

Quiere una lectura gratis y sin presion de su copiadora? Comuniquese cuando quiera a [email protected] o al 812.800.8316.

Si le ayudamos a tomar la decision correcta, una resena rapida significa mucho para una tienda local como la nuestra. Puede dejarnos una resena en Google.