Su Copiadora de Oficina Guarda Sus Documentos? Los Riesgos de Seguridad Ocultos

Esa copiadora multifuncion grande en la esquina de su oficina sabe mas sobre su negocio que la mayoria de sus empleados. Cada contrato, cada factura, cada formulario de paciente y cada archivo de recursos humanos que pasa por ella se procesa, y en muchas maquinas, una copia se guarda en silencio en un disco duro interno. Para los pequenos negocios a los que servimos aqui en Clarksville, New Albany y en toda el area metropolitana de Louisville, ese es un riesgo real en el que la mayoria de los duenos nunca ha pensado.

La mayoria de la gente trata una copiadora como un aparato tonto. La conecta, la une a la red e imprime. Pero una copiadora de oficina moderna es en realidad una computadora completa. Tiene un procesador, memoria, una unidad de almacenamiento y una conexion a su red. Ejecuta un sistema operativo y tiene su propia direccion en su red. Y muy a menudo es el dispositivo menos protegido de todo el edificio.

Aqui esta la buena noticia: no necesita un equipo de seguridad ni un gran presupuesto para cerrar estas brechas. Solo necesita saber que buscar. Repasemos los riesgos reales en terminos sencillos, y los arreglos simples que resuelven la mayoria de ellos.

Si, su copiadora tiene un disco duro, y recuerda cosas

La mayoria de las copiadoras de oficina fabricadas en los ultimos quince anos tienen un disco duro interno o almacenamiento de estado solido dentro. Esta no es una funcion rara. Es estandar en maquinas de Canon, Ricoh, Konica Minolta, Xerox, HP y todas las demas marcas principales.

La unidad esta ahi por buenas razones. Guarda trabajos de impresion para acelerar el proceso, almacena su libreta de direcciones y la configuracion de escaneo, y conserva la configuracion de la maquina. El efecto secundario es la parte que importa: las imagenes de los documentos que imprime, copia, escanea y envia por fax pueden quedarse en ese disco mucho despues de que el papel sale de la bandeja.

Piense en todo lo que pasa por su copiadora en una sola semana. Resumenes de nomina. Contratos de clientes. Reclamos de seguros. Documentos de impuestos. Expedientes medicos. Esa informacion no desaparece sin mas cuando termina el trabajo. A menos que la maquina este configurada para sobrescribir su almacenamiento despues de cada trabajo, mucha de ella esta en el disco ahora mismo, legible para cualquiera que sepa como buscar.

Lo que su copiadora realmente almacena

La lista de lo que guarda una copiadora moderna va mucho mas alla de los trabajos de impresion. Esto es lo que suele vivir en (o pasar por) el almacenamiento y la memoria dentro de la maquina:

• Trabajos de impresion y copia. Cada documento se convierte en una imagen en el disco antes de imprimirse, y en muchas maquinas esa imagen se queda. Algunas conservan los ultimos cientos o incluso miles de trabajos.
• Historial de escaneo. Cuando escanea a correo, a una carpeta o a una unidad USB, la copiadora procesa y almacena esa imagen escaneada, a menudo junto con la direccion del destinatario.
• Registros de fax y faxes guardados. Las maquinas con fax conservan las imagenes de fax enviadas y recibidas mas registros de numeros, horas y estado. Si su oficina envia por fax expedientes medicos, legales o financieros, esos tambien estan en el disco.
• Listas de correo y contactos. Las libretas de direcciones integradas y los historiales de escaneo a correo crean un registro detallado de quien envia que, y a quien.
• Credenciales de red. Muchas copiadoras inician sesion en sus carpetas compartidas o servidor de correo, y esos nombres de usuario y contrasenas se almacenan en la configuracion de la maquina, a veces en texto plano. Si su copiadora escanea a correo, las credenciales configuradas durante la configuracion de escaneo a correo son parte de estos datos almacenados y merecen el mismo cuidado que cualquier otra contrasena.
• PIN de usuario y codigos de acceso. Si configuro codigos de departamento o PIN para rastrear costos, esos tambien se guardan en el dispositivo.

La version corta: su copiadora es un archivero silencioso lleno de datos sensibles del negocio, disfrazado de un simple aparato de oficina.

Esto no es solo teoria

Si las filtraciones de datos de impresoras suenan exageradas, considere lo que descubrio un equipo de CBS News hace anos. Compraron cuatro copiadoras usadas de un almacen por unos $300 cada una, corrieron software de recuperacion gratuito y sacaron decenas de miles de documentos de los discos duros. Una maquina venia de un departamento de policia y contenia expedientes de casos sensibles. Otra, de una aseguradora de salud, contenia cientos de paginas de expedientes medicos individuales. Una tercera, de una constructora, contenia recibos de pago con numeros de Seguro Social y copias de cheques de empleados. Ninguno de los discos habia sido borrado antes de que las maquinas se vendieran o se devolvieran al final de un arrendamiento.

No fue una casualidad de una sola vez. Investigadores de seguridad han demostrado que pueden sacar documentos almacenados de impresoras en red por la red, y las empresas de eliminacion de activos todavia reportan que una parte real de las copiadoras usadas que reciben llegan con datos recuperables dentro. El problema no ha desaparecido.

Como un atacante apunta a una impresora en red

Su copiadora no es solo un riesgo de almacenamiento sentado en la esquina. Tambien es una puerta viva hacia su red. Asi es como se usa esa puerta:

• Servicios abiertos y configuracion de fabrica. La mayoria de las copiadoras vienen con una pagina de administracion web y varios servicios de red encendidos, a menudo sin contrasena alguna. Cualquiera en su red puede llegar al panel de administracion, sacar documentos almacenados y cambiar la configuracion.
• Contrasenas de fabrica. Una gran parte de las maquinas en el campo todavia usan la contrasena de administrador de fabrica (admin/admin, admin/1234 o en blanco). Los atacantes conocen cada valor de fabrica de cada marca principal, y es lo primero que prueban.
• Firmware desactualizado. Las impresoras ejecutan software que casi nunca se actualiza. Los agujeros conocidos han permitido a los atacantes correr su propio codigo, instalar una puerta trasera oculta y usar la impresora para llegar a otros dispositivos.
• Usar la impresora como trampolin. Una vez que una copiadora esta comprometida, a menudo entrega credenciales de red almacenadas y un punto de apoyo silencioso en una parte de la red que se vigila menos de cerca que sus servidores y computadoras.

HIPAA y cumplimiento, en terminos sencillos

Si su negocio responde a algun tipo de regulacion, su copiadora es parte de ese panorama, lo planeara asi o no. Para un consultorio medico o dental, cualquier dispositivo que maneje informacion de salud protegida cae bajo HIPAA, y un disco duro de copiadora sin proteccion lleno de expedientes de pacientes es exactamente el tipo de brecha que atrae multas. La misma idea aplica a los bufetes de abogados que guardan archivos de clientes, a los contadores que manejan registros financieros y a cualquier oficina que imprima datos de tarjetas de credito o de pago.

No somos abogados y esto no es asesoria legal, asi que consulte con su persona de cumplimiento sobre los detalles. Pero el hilo comun en cada una de estas reglas es simple: usted es responsable de los datos en cada dispositivo de su oficina, incluido el que olvido que era una computadora.

Diez arreglos practicos

No tiene que hacer todos estos a la vez. Empiece por arriba de esta lista, porque los primeros pasos no cuestan nada y cierran los agujeros mas grandes.

1. Cambie la contrasena de administrador de fabrica. Este es el paso mas importante, y es gratis. Inicie sesion en la pagina de administracion de cada maquina y ponga una contrasena fuerte y unica. Guardela en un administrador de contrasenas.
2. Active el cifrado del disco duro. La mayoria de las copiadoras modernas admiten cifrado para el disco interno. Con el activado, los datos son ilegibles aunque alguien saque el disco. Suele ser un simple interruptor en la configuracion de seguridad.
3. Configure la sobrescritura automatica. Configure la maquina para sobrescribir los datos almacenados despues de que termine cada trabajo. Muchas copiadoras ofrecen una opcion de sobrescritura inmediata, y algunas pueden hacer una sobrescritura completa del disco segun un horario. Active ambas si puede.
4. Actualice el firmware. Trate la copiadora como cualquier otra computadora en red y mantengala al dia. Suscribase a los avisos de seguridad de su fabricante y aplique las actualizaciones cuando salgan.
5. Ponga las impresoras en su propio segmento de red. Mantenga los dispositivos de impresion fuera del mismo segmento que sus servidores y sistemas sensibles. Una red dedicada limita el dano si una impresora se ve comprometida.
6. Use la liberacion de impresion segura. La impresion segura (tambien llamada pull printing) retiene un trabajo hasta que la persona se acerca y se autentica con un PIN o credencial. Eso evita que paginas sensibles se queden en la bandeja al alcance de cualquiera. Una herramienta de gestion de impresion como PaperCut Hive facilita implementar esto en una oficina pequena.
7. Apague los protocolos que no usa. Si nadie escanea por FTP, apaguelo. Si no necesita servicios de acceso remoto antiguos, deshabilitelos. Cada servicio que se deja encendido es una puerta mas.
8. Exija que los usuarios inicien sesion. Vincule la impresion, la copia y el escaneo a cuentas de usuario individuales para que haya un registro de auditoria, y limite la pagina de administracion a su persona de IT.
9. Retire las maquinas viejas de la forma correcta. Aqui es donde la mayoria de las oficinas falla. Cuando una copiadora llega al final de su vida, el disco debe borrarse con un metodo certificado o destruirse fisicamente. Un reinicio de fabrica no es suficiente. Si esta devolviendo una maquina arrendada, obtenga por escrito que la arrendadora se encargara de la destruccion de datos, y guarde la documentacion.
10. Vigile sus registros de impresion. Active el registro y revise de vez en cuando si hay actividad rara, como trabajos grandes a horas extranas o inicios de sesion fallidos repetidos.

Una lista rapida para su proxima revision

Su copiadora merece el mismo cuidado que sus servidores

La copiadora al final del pasillo no es solo una impresora. Es una computadora en red con un disco lleno de sus documentos mas sensibles, y probablemente es el dispositivo menos protegido de su edificio. Los riesgos son reales, pero los arreglos son sencillos y la mayoria son gratis. No hay razon para dejar esta brecha abierta, sobre todo si maneja archivos de pacientes, registros de clientes o cualquier cosa ligada a una regla de cumplimiento.

Si no esta seguro de donde esta su seguridad de impresion, o tiene maquinas que llegan al final de su vida y quiere que los datos se destruyan bien, con gusto le ayudamos. Estamos basados aqui mismo en Clarksville y trabajamos con oficinas en Jeffersonville, Sellersburg, Floyds Knobs y el resto de los condados de Floyd y Clark para asegurar copiadoras, configurar impresion segura y manejar un retiro limpio cuando es hora de jubilar equipo viejo. Si tambien esta repensando su relacion con el proveedor, nuestra guia sobre cambiar de proveedor de copiadoras sin salir quemado cubre el lado de los datos de ese cambio. Y cuando solo necesita toner o suministros, puede pedirlos en cualquier momento en nuestra tienda en linea.

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