Arrendar o Comprar una Copiadora: Que Conviene a su Negocio?

Si esta buscando una nueva copiadora de oficina, probablemente ya llego a la gran pregunta: deberia arrendarla o comprarla? La respuesta honesta es que no es tan simple como la mayoria de los distribuidores la hacen sonar. Ambos caminos tienen compensaciones reales, y la decision correcta depende del tamano de su negocio, su flujo de efectivo y como planea usar la maquina. Para cuando un negocio en New Albany o Jeffersonville nos llama, por lo general le entregaron un solo numero en una cotizacion y le dijeron que ese es el trato. Rara vez lo es.

Estamos ubicados aqui mismo en Clarksville, asi que somos sus vecinos, no un numero 1-800. Aqui esta como guiamos a la gente por la decision de arrendar o comprar, incluyendo los costos que la mayoria de las cotizaciones deja fuera y la letra pequena que toma por sorpresa a los buenos negocios.

El costo real de poseer frente a arrendar

El precio de etiqueta es solo una fraccion de lo que en realidad gastara en una copiadora a lo largo de su vida. Antes de comparar un pago de arrendamiento con un precio de compra, necesita ver el panorama completo:

• El precio de compra o el total de todos los pagos de arrendamiento durante la vigencia del acuerdo.
• Costos de mantenimiento y reparacion (piezas, mano de obra y contratos de servicio).
• Costos de toner e insumos. Algunos arrendamientos los incluyen, pero una compra nunca lo hace.
• Costos de tiempo de inactividad cuando la maquina esta detenida por una averia.
• Depreciacion. Una copiadora de 15,000 dolares podria valer 2,000 dolares despues de cinco anos.
• Costo de oportunidad de inmovilizar su capital en equipo en lugar de ponerlo a trabajar en otra parte.

Cuando suma todo, la opcion mas barata en papel no siempre es la mas barata en la practica. Un arrendamiento de 250 dolares al mes que incluye todo el servicio e insumos puede costar menos en cinco anos que una compra de 10,000 dolares mas un contrato de mantenimiento de 150 dolares al mes mas el toner. Antes de comparar cualquier cosa, ayuda entender como calcular su verdadero costo por pagina. Veamos cada opcion a fondo.

Arrendar una copiadora: lo bueno y lo malo

El arrendamiento es la forma mas comun en que los negocios obtienen copiadoras, especialmente para maquinas de gama media y alto volumen. Aqui esta lo que gana y lo que cede.

Por que los negocios arriendan

Menor costo inicial. La mayoria de los arrendamientos de copiadoras necesitan poco o ningun pago inicial. En lugar de escribir un cheque de 10,000 a 20,000 dolares, esta viendo de 200 a 600 dolares al mes segun la maquina. Eso mantiene el efectivo disponible para las cosas que de verdad hacen crecer su negocio.

Gastos mensuales predecibles. El costo de su copiadora es el mismo cada mes, lo que hace simple el presupuesto y la planeacion del flujo de efectivo.

Deducciones de impuestos. Los pagos de arrendamiento suelen ser totalmente deducibles como gasto de negocio. Con una compra depreciaria el activo con el tiempo, aunque la Seccion 179 puede ayudar con eso (mas sobre la compra abajo).

Un camino de actualizacion incluido. Un arrendamiento tipico de copiadora dura de 36 a 60 meses. Al final entrega la maquina vieja y entra a un modelo actual, asi que nunca queda atorado con equipo que esta dos generaciones atras.

Servicio e insumos incluidos. Muchos arrendamientos incluyen un acuerdo de servicio que cubre mantenimiento, reparaciones y a veces el toner. Eso significa menos facturas sorpresa y un proveedor menos que perseguir.

Las desventajas de arrendar

Mayor costo total con el tiempo. Casi siempre pagara mas en dolares totales arrendando que comprando. Ese es el precio de repartir los pagos y entregar el riesgo a la compania de arrendamiento.

Queda atado a un contrato. Salirse antes es costoso. Las multas por terminacion anticipada pueden igualar todo el saldo restante del arrendamiento, asi que si sus necesidades cambian, no tiene mucho margen para moverse.

Cargos por exceso. Los arrendamientos vienen con un limite mensual de paginas (digamos 10,000 paginas). Si lo pasa, paga tarifas por exceso por pagina, a menudo de uno a tres centavos por pagina segun sea color o blanco y negro. Eso se acumula rapido.

No es dueno del equipo. Al final de un arrendamiento de Valor Justo de Mercado, devuelve la copiadora o paga para quedarsela. Cinco anos de pagos y quiza no tenga nada que mostrar.

Comprar una copiadora: lo bueno y lo malo

Comprar tiene sentido en ciertas situaciones, especialmente para maquinas mas pequenas o negocios con reservas de efectivo solidas. Aqui esta el desglose.

Por que los negocios compran

Es suya por completo. Una vez pagada, la copiadora es suya. Sin pagos mensuales, sin negociacion al final del arrendamiento, sin sorpresas.

Sin pago despues de liquidar. Si financia la compra, termina cuando el prestamo queda pagado. Si paga en efectivo, termina el primer dia. De cualquier forma, el equipo en si eventualmente cuesta cero al mes.

Libertad y flexibilidad. Quiere mover la copiadora a otra oficina, venderla o conservarla ocho anos? Puede hacer lo que quiera con un equipo que le pertenece.

Beneficios fiscales de la Seccion 179. El IRS le permite deducir el precio completo de compra del equipo que califica en el ano en que lo compra, hasta el limite anual. Para muchos negocios eso es una ventaja fiscal real en el ano de la compra.

Las desventajas de comprar

Un gran desembolso inicial. Una copiadora multifuncion de calidad para una oficina mediana cuesta de 8,000 a 25,000 dolares. Ese es un golpe real a sus reservas de efectivo o a su linea de credito.

El mantenimiento corre por su cuenta. Necesitara un contrato de servicio aparte (a menudo de 100 a 250 dolares al mes segun el volumen) o paga las reparaciones cuando ocurren. De cualquier forma, administrarlo es su trabajo.

Depreciacion. Las copiadoras pierden valor rapido. Esa maquina de 15,000 dolares valdra una fraccion de eso en tres a cinco anos, y la tecnologia se sentira anticuada. Queda atorado con ella hasta que decida reemplazarla con su propio dinero.

Sin camino de actualizacion incluido. Cuando la maquina llega al final de su vida, comienza todo el proceso de compra de nuevo desde cero. Si no esta seguro de que su copiadora actual ya necesita reemplazo, nuestra guia sobre cuando es momento de reemplazar su copiadora de oficina es un buen punto de partida.

Arrendamiento VJM frente a arrendamiento con compra por 1 dolar

No todos los arrendamientos de copiadoras funcionan igual. Las dos estructuras mas comunes son el arrendamiento de Valor Justo de Mercado (VJM) y el arrendamiento con compra por 1 dolar. Conocer la diferencia lo salvara de una sorpresa costosa al final de su plazo.

Arrendamiento de Valor Justo de Mercado (VJM)

Este es el tipo mas comun. Al final del arrendamiento tiene tres opciones: devolver el equipo y marcharse, renovar el arrendamiento a una tarifa reducida, o comprar la copiadora a su valor justo de mercado segun lo fije la compania de arrendamiento. Los arrendamientos VJM suelen tener pagos mensuales mas bajos porque no esta financiando el costo completo de la maquina. El detalle es que el valor justo de mercado lo fija el arrendador, no el mercado abierto, y a menudo es mas alto de lo que esperaria. Esto es mejor para negocios que quieren el pago mensual mas bajo y planean actualizar al final del plazo.

Arrendamiento con compra por 1 dolar

Tambien llamado arrendamiento de capital o arrendamiento con opcion a compra. Al final del plazo compra la copiadora por un dolar y es suya. Los pagos mensuales son mas altos que en un arrendamiento VJM porque esta financiando esencialmente el costo completo de la maquina, pero crea patrimonio y es dueno del activo cuando termina. Esto es mejor para negocios que quieren ser duenos del equipo pero prefieren repartir los pagos en lugar de pagar en efectivo por adelantado.

Comparacion rapida

Costos ocultos del arrendamiento que debe vigilar

Aqui es donde muchos negocios salen quemados. El pago mensual que su distribuidor cotiza no es toda la historia. Antes de firmar cualquier cosa, vigile estos costos ocultos comunes.

Clausulas de renovacion automatica. Muchos arrendamientos se renuevan de forma automatica por 12 meses si no envia aviso por escrito de 60 a 90 dias antes de la fecha de termino. Si pierde esa ventana, queda atado otro ano a la misma tarifa en una maquina que envejece. Hemos visto oficinas de el sur de Indiana atoradas doce meses extra simplemente por perder el aviso por una semana. Marque su calendario con buena anticipacion.

Cargos por exceso por pagina. Su arrendamiento incluye un limite de paginas, y cada pagina por encima cuesta extra. Son faciles de pasar por alto al firmar, pero pueden sumar cientos de dolares al mes si su volumen crece. Siempre negocie un limite que refleje un uso realista, no la estimacion optimista de su distribuidor.

Multas por terminacion anticipada. Necesita salirse antes? Probablemente debera todo el saldo restante. En un arrendamiento de 60 meses con 24 meses por delante a 400 dolares al mes, eso es 9,600 dolares, y algunos acuerdos agregan una multa extra. Casi nunca hay una salida barata.

Cargos de devolucion al final del arrendamiento. Cuando devuelve una copiadora arrendada, la compania puede cobrarle por desgaste excesivo, envio o desecho. Pueden ir de unos cientos a mas de mil dolares. Pregunte por las condiciones de devolucion antes de firmar.

Traspasos de impuesto a la propiedad y seguro. Algunas companias de arrendamiento agregan impuestos a la propiedad personal y seguro como partidas separadas que no estaban en su pago cotizado. Lea el acuerdo completo, no solo la pagina de resumen.

Clausulas de escalamiento de servicio e insumos. Su tarifa de servicio puede subir cada ano un porcentaje fijo, a menudo de cinco a diez por ciento. Un costo de ocho decimas de centavo por pagina en el primer ano puede volverse un centavo completo en el quinto ano. Sobre cientos de miles de paginas, eso se acumula.

Deberia arrendar o comprar?

Aun no esta seguro de que camino tomar? Use este marco rapido.

Incline por arrendar si...

• Quiere preservar efectivo para otras partes del negocio.
• Prefiere costos mensuales predecibles con servicio incluido.
• Planea actualizar cada tres a cinco anos para mantenerse al dia.
• Su volumen mensual de impresion es lo bastante alto para justificar el servicio incluido.
• Quiere que la copiadora se trate como gasto operativo en lugar de activo de capital.

Incline por comprar si...

• Tiene las reservas de efectivo para comprar sin forzar su presupuesto.
• Quiere evitar contratos a largo plazo y conservar la maxima flexibilidad.
• Su volumen de impresion es bajo a moderado (menos de 5,000 paginas al mes).
• Planea conservar la maquina siete anos o mas.
• Quiere usar la Seccion 179 para una gran deduccion este ano.
• Ya tiene un proveedor de servicio confiable para el mantenimiento.

Preguntas que hacer antes de firmar

No firme un acuerdo de arrendamiento o compra hasta tener respuestas claras a estas:

1. Cual es el costo total durante todo el plazo? Sume cada pago, incluyendo servicio, insumos y cargos.
2. Cual es mi limite de paginas y cuales son las tarifas por exceso? Obtengalo por escrito para blanco y negro y para color.
3. Hay una clausula de renovacion automatica? Si la hay, cual es el plazo de aviso para no continuar?
4. Que pasa al final del arrendamiento? En concreto, cuales son las condiciones de devolucion y el precio de compra.
5. Hay clausulas de escalamiento anual en las tarifas de servicio o insumos?
6. Que cubre en realidad el acuerdo de servicio? Toner, tambores, mano de obra, piezas, todo?
7. Cual es el costo de terminacion anticipada si sus necesidades cambian?
8. Quien es la compania de arrendamiento real? Su distribuidor probablemente usa una financiera externa, asi que sepa quien tiene su contrato.
9. Puedo ver una muestra del acuerdo completo antes de comprometerme?
10. Cual es el tiempo de respuesta garantizado para las llamadas de servicio?

Una comparacion real de costos a cinco anos

Pongamos numeros reales a esto. Aqui esta una comparacion lado a lado para una copiadora multifuncion a color de gama media en una oficina que imprime alrededor de 8,000 paginas al mes.

En este ejemplo, arrendar cuesta alrededor de 21,900 dolares en cinco anos mientras que comprar cuesta alrededor de 29,600 dolares. Pero el comprador es dueno de la maquina al final (con un valor de aproximadamente 1,500 a 2,500 dolares en el mercado secundario), y su costo continuo baja a solo servicio e insumos, alrededor de 260 dolares al mes, una vez que la compra queda atras.

Aqui esta la conclusion honesta. Si conserva una copiadora comprada por siete u ocho anos, el costo total de propiedad empieza a favorecer la compra. Si actualiza cada cinco anos, arrendar a menudo gana en dolares totales gastados. La respuesta real depende de su volumen especifico, la maquina que necesita y cuanto valora el flujo de efectivo frente al costo total. Mientras lo evalua, siempre puede mantener su oficina surtida con toner e insumos compatibles de calidad desde nuestra tienda en linea.

Permitanos ayudarle a sacar sus propios numeros

Elegir entre arrendar y comprar es una gran decision, y no es una que deba tomar solo con la presentacion de venta de un distribuidor. En CCLM Supply trabajamos con negocios en todo el sur de Indiana y el area metropolitana de Louisville, desde Clarksville hasta New Albany hasta Sellersburg, para encontrar la configuracion de copiadora correcta para sus necesidades y presupuesto reales. Ya sea que se incline por un arrendamiento, una compra o aun lo este evaluando, lo guiaremos por los numeros de su situacion especifica. Sin presion, sin jerga, solo una conversacion directa sobre lo que tiene sentido.

Envieme su volumen y sus metas y le armare una comparacion de costos honesta. Comuniquese cuando quiera a [email protected] o al 812.800.8316.

Si le ayudamos a tomar una decision segura sobre su proxima copiadora, una rapida resena en Google significa mucho para una tienda local como la nuestra.