Como cambiar de proveedor de copiadoras y toner en el sur de Indiana sin salir perjudicado
La mayoria de los duenos de negocios no cambian de proveedor de copiadoras porque quieran una maquina nueva. Cambian porque el telefono suena y suena cuando la copiadora deja de funcionar, el toner llega tres dias tarde, o la factura sigue subiendo con cargos que nadie explico. Para cuando alguien nos llama en New Albany o Jeffersonville, normalmente esta frustrado y listo para irse esa misma tarde.
Irse con prisa es exactamente como los buenos negocios salen perjudicados. Un acuerdo de copiadora es un contrato, y la empresa de la que se esta yendo lo escribio para protegerse a si misma. La buena noticia es que cambiar es muy posible cuando uno va despacio y lo hace en el orden correcto. Asi es como guiamos a nuestros vecinos.
Empiece por su acuerdo, no por su frustracion
Antes de decirle a alguien que se va, busque su papeleo. Normalmente esta tratando con dos cosas separadas, y la gente las confunde todo el tiempo:
- El arrendamiento del equipo. Este es el financiamiento de la maquina en si, y a menudo lo tiene una empresa de arrendamiento externa, no su distribuidor local.
- El acuerdo de servicio y suministros. Este cubre el toner, las piezas y las reparaciones, normalmente facturado por pagina o a una tarifa mensual fija.
Puede estar descontento con el servicio y aun asi estar atado al arrendamiento, o al reves. Lea ambos, y anote las fechas de vencimiento. Ese solo paso le dice si esta libre para moverse ahora o si necesita un plan para cubrir el periodo de transicion.
Cuidado con la trampa de la renovacion automatica
Esta es la que atrapa a la mayoria de la gente. Muchos acuerdos de copiadora incluyen una clausula de renovacion automatica, a veces llamada clausula perpetua. Si no envia un aviso por escrito para cancelar dentro de una ventana especifica (a menudo 60 o 90 dias antes de que termine el plazo), el contrato se renueva solo por otro ano completo o mas.
Hemos visto oficinas del sur de Indiana atrapadas doce meses extra en una maquina que estaban listas para reemplazar, simplemente porque perdieron la ventana de aviso por una semana. Encuentre esa clausula ahora, marque la fecha limite de cancelacion en su calendario, y envie su aviso por escrito para tener un registro.
Que buscar en su contrato
| Busque esto | Por que importa |
|---|---|
| Fecha de fin del plazo | Le dice cuando realmente esta libre para irse |
| Ventana de renovacion automatica | La fecha limite para enviar el aviso de cancelacion por escrito |
| Cargo por terminacion anticipada | Lo que cuesta irse antes de que termine el plazo |
| Clausula de envio de devolucion | Quien paga por embalar y enviar la maquina de vuelta, lo cual rara vez es gratis |
| Monto de compra | El precio para quedarse con la maquina por completo si la quiere conservar |
| Volumen mensual minimo | Paginas que paga las imprima o no |
No olvide el disco duro
Aqui esta la parte en la que casi nadie piensa. Las copiadoras modernas tienen un disco duro dentro, y puede almacenar imagenes de todo lo que esa maquina ha escaneado, enviado por fax o impreso. Eso puede incluir nominas, contratos, formularios de pacientes y registros de clientes.
Cuando la maquina vieja sale de su oficina, esos datos no deben salir con ella. Antes de que cualquier copiadora regrese a una empresa de arrendamiento, asegurese de que el disco se borre o se retire. Un distribuidor local de buena reputacion se encarga de esto por usted y lo documenta. Si un proveedor no sabe explicar como maneja el disco, tomelo como una senal de alerta. Cubrimos esto con mas detalle en nuestra guia sobre los riesgos de seguridad de impresoras y copiadoras.
Programe el cambio para no pagar doble
Las transiciones mas suaves se traslapan solo unos pocos dias. No quiere que su servicio anterior se cancele antes de que la maquina nueva este funcionando, y no quiere pagar a dos proveedores por un mes. Un buen plan se ve asi:
- Confirme su fecha de fin real y cualquier cifra de compra del contrato actual.
- Elija el reemplazo y asegure una fecha de entrega. Si esta sopesando opciones, nuestro articulo sobre copiadoras de oficina fuera de arrendamiento explica como conseguir equipo de grado comercial por mucho menos.
- Envie el aviso de cancelacion por escrito dentro de su ventana.
- Programe la instalacion y el retiro juntos para que no haya interrupcion en la impresion.
- Verifique que el disco viejo se borre y consigalo por escrito.
Este es el tipo de cosa que hacemos por nuestros vecinos
Estamos ubicados aqui mismo en Clarksville, y ayudamos a negocios de todo el sur de Indiana y el area metropolitana de Louisville a salir de acuerdos que dejaron de funcionarles. Leeremos su contrato actual con usted, le diremos sin rodeos si tiene sentido irse ahora o esperar a que termine el plazo, y nos encargaremos de la maquina, el toner y el borrado de datos para que nada se quede en el aire. Si un plan plano por pagina le conviene mas, tambien podemos explicarle una colocacion de copiadora por costo por copia puro. Y cuando solo necesita cartuchos mientras tanto, puede ver toner y suministros para la mayoria de las marcas principales en cualquier momento en nuestra tienda en linea.
Mandeme una copia de su acuerdo y le dare una lectura honesta. Contactenos cuando quiera en [email protected] o al 812.800.8316.
Si le ayudamos a salir de un mal contrato y a entrar en algo mejor, una resena rapida significa mucho para un negocio local como el nuestro. Puede dejarnos una resena en Google.
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