Como Configurar Escaneo a Correo Electronico en su Copiadora de Oficina

El escaneo a correo electronico es una de esas funciones que sostiene en silencio toda su oficina. Pone una pila de papeles en el alimentador, toca unos botones, y el archivo escaneado llega a la bandeja de entrada de alguien unos segundos despues. Cuando funciona, nadie piensa en ello. Cuando deja de funcionar, toda la recepcion se detiene. Recibimos llamadas sobre esto desde New Albany hasta Jeffersonville casi todas las semanas, asi que preparamos la version clara de como funciona todo.

La parte complicada hoy en dia es que los grandes proveedores de correo, sobre todo Google y Microsoft, reforzaron su seguridad en los ultimos anos. Eso significa que la antigua forma de simplemente escribir un correo y una contrasena a menudo ya no funciona. Por lo general necesita lo que se llama una contrasena de aplicacion o un relevo de correo. No se preocupe, le explicamos todo eso en terminos claros mas abajo.

Lo que necesita antes de empezar

Reunir algunas cosas de antemano le ahorrara muchas idas y vueltas en la maquina. Esto es lo que conviene tener listo.

• Detalles del servidor SMTP. Su copiadora envia los escaneos a traves de un servidor de correo saliente. Necesita la direccion del servidor (por ejemplo smtp.gmail.com o smtp.office365.com), el puerto (normalmente 587), y el tipo de cifrado (normalmente STARTTLS).
• Una cuenta de correo para la copiadora. Recomendamos mucho crear una cuenta dedicada solo para la maquina, como [email protected]. Si un empleado se va y usted estaba usando su acceso, el escaneo se rompe el dia que cambia su contrasena.
• Una contrasena de aplicacion. Por la seguridad mas estricta que mencionamos arriba, la mayoria de los proveedores ahora quieren una contrasena de aplicacion especial en lugar de la normal. Mas sobre esto abajo.
• Acceso de administrador a la copiadora. Necesita la direccion IP de la copiadora (busque en Configuracion de Red en la pantalla) y el acceso de administrador a su pagina web.
• Una conexion de red que funcione. La copiadora tiene que poder llegar a internet. Si aparece como desconectada, primero siga nuestra guia sobre como arreglar una impresora que dice sin conexion, porque ninguna configuracion de correo ayudara hasta que la maquina vuelva a estar en la red.

Como funciona realmente el escaneo a correo

Ayuda imaginar lo que hace la copiadora. Cuando toca Escanear a Correo, la maquina actua igual que Outlook o Gmail en su computadora. Escanea el papel a un archivo, inicia sesion en su servidor de correo saliente con el usuario y la contrasena que guardo, y entrega el archivo para que sea enviado. Esa es toda la razon por la que necesita el mismo tipo de configuracion que necesitaria cualquier programa de correo. La copiadora es, en efecto, un pequeno cliente de correo con un escaner adjunto.

Los pasos generales de configuracion

Cada marca pone los menus en un lugar un poco distinto, pero el orden de las operaciones es el mismo en todas. Siga estos pasos, luego revise las notas por marca mas abajo para cualquier cosa especifica de su maquina.

1. Encuentre la direccion IP de la copiadora. En el panel de control, vaya a Configuracion de Red o Estado de la Maquina. La direccion IP (algo como 192.168.1.50) suele estar justo en la pantalla principal de red. Anotela.
2. Abra la pagina web de la copiadora. En una computadora conectada a la misma red, escriba esa direccion IP en la barra de direcciones de un navegador. Esto abre la pagina de administracion integrada de la copiadora.
3. Inicie sesion como administrador. Ingrese el acceso de administrador. Si nunca se cambio, los valores comunes por defecto son admin/admin, admin/1111, o admin con la contrasena en blanco. Su manual o una etiqueta en la maquina puede indicarlo.
4. Encuentre la seccion de correo o SMTP. Busque un titulo como Configuracion de Correo, Configuracion SMTP, o Configuracion de Escaneo. El nombre exacto depende de la marca.
5. Ingrese la informacion del servidor. Escriba la direccion del servidor SMTP, el puerto (587 para la mayoria de los proveedores), el cifrado (STARTTLS o SSL), y active la autenticacion SMTP. Para el usuario ingrese la direccion de correo completa, y para la contrasena ingrese su contrasena de aplicacion.
6. Configure la direccion del remitente. Esta debe ser la misma direccion de correo que uso para iniciar sesion. La mayoria de los proveedores rechazaran un escaneo si la direccion De no coincide con la cuenta que se autentico.
7. Envie una prueba. Casi toda copiadora tiene un boton de Enviar Correo de Prueba en el area de SMTP. Envie uno a su propia bandeja de entrada. Si llega, ya termino. Si no, el mensaje de error lo orientara hacia la solucion.
8. Arme la libreta de direcciones (opcional pero inteligente). Agregue sus direcciones de correo mas usadas a la libreta de la copiadora para que nadie tenga que escribirlas en la maquina y equivocarse.

Notas para las marcas principales

La configuracion vive en distintos menus segun quien fabrico su maquina. Aqui le decimos donde buscar en las marcas que mas servimos.

• HP. Abra el HP Embedded Web Server, luego vaya a Scan/Digital Send y Email Setup. Muchas maquinas HP tienen un asistente de Escaneo a Correo que lo guia, asi que uselo si esta disponible.
• Canon (imageRUNNER e imageCLASS). Abra el Remote UI en un navegador, luego vaya a Settings/Registration, TX Settings, Email/I-Fax Settings. Canon a menudo le hace configurar un nombre de dispositivo y una direccion de correo antes de que SMTP se guarde.
• Xerox (WorkCentre, VersaLink, AltaLink). Abra Xerox CentreWare Internet Services, luego Properties, Connectivity, Email Setup. Las maquinas Xerox son exigentes con el ajuste de cifrado, asi que asegurese de que coincida con su proveedor.
• Ricoh (series MP e IM). Abra el Web Image Monitor, luego Configuration, Email. Por lo general configura el servidor SMTP y la autenticacion en el area de Red primero, y luego configura los destinos de escaneo por separado.
• Brother (serie MFC). Abra Brother Web Based Management, luego Network, Protocol, SMTP Client. En algunos modelos Brother tiene que activar el protocolo SMTP antes de que aparezca la configuracion.

Configurarlo con Gmail

Gmail y Google Workspace son muy comunes entre los pequenos negocios por aqui. Google ya no permite que una copiadora inicie sesion con un usuario y contrasena simples, asi que tiene que crear una contrasena de aplicacion. Aqui tiene la configuracion y los pasos.

Para crear la contrasena de aplicacion, inicie sesion en su cuenta de Google, active la Verificacion en Dos Pasos si aun no esta activa (la opcion de contrasena de aplicacion no aparecera hasta que lo este), luego vaya a la pagina de Contrasenas de Aplicacion. Pongale un nombre como Copiadora de Oficina, haga clic en Generar, y Google le muestra una contrasena de 16 caracteres una sola vez. Copiela en ese momento, porque no se mostrara de nuevo, y peguela en la copiadora como la contrasena con los espacios eliminados.

Un par de detalles de Gmail que conviene saber: las cuentas normales de Gmail pueden enviar unos 500 correos al dia, y la direccion De en cada escaneo sera la cuenta de Gmail con la que inicio sesion sin importar lo que escriba en el campo de remitente de la copiadora.

Configurarlo con Microsoft 365

Si su oficina funciona con Microsoft 365 (antes Office 365), el proceso es similar, con un detalle extra. Microsoft desactiva la autenticacion SMTP por defecto en las cuentas mas nuevas, asi que tal vez tenga que activarla primero.

En el Centro de Administracion de Microsoft 365, vaya a Usuarios, Usuarios Activos, elija la cuenta de la copiadora, luego Correo y Administrar aplicaciones de correo, y asegurese de que SMTP Autenticado este marcado. Si su organizacion usa inicio de sesion con varios factores, tambien tendra que crear una contrasena de aplicacion de la misma forma que en Gmail. La direccion De debe coincidir con la cuenta con la que inicio sesion, o Microsoft rechazara el mensaje.

Si todo este asunto del Centro de Administracion le resulta confuso, es completamente normal. Esto es justo el tipo de cosa que nuestro equipo configura por telefono o en sitio para negocios en Floyd County y Clark County. No tiene que aprender los menus de Microsoft para que su escaner funcione.

Cuando el escaneo a correo deja de funcionar

La mayoria de los problemas de escaneo a correo caen en unos pocos grupos. Asi los resolvemos en una visita de servicio.

• Errores de autenticacion. Si ve fallo de inicio de sesion o credenciales invalidas, el usuario casi siempre es el problema. Debe ser la direccion de correo completa, no solo la parte antes del signo arroba. En Gmail revise que esta usando la contrasena de aplicacion, y en Microsoft 365 confirme que SMTP Autenticado esta activado.
• Los escaneos nunca llegan. Ejecute la prueba integrada de la copiadora para aislar el problema. Asegurese de que la maquina puede llegar a internet, y revise que su firewall permite el trafico saliente por el puerto 587 desde la direccion de la copiadora.
• Los correos caen en spam. Use una direccion de remitente real y vigilada, y pida a su persona de informatica que configure los registros SPF, DKIM y DMARC para su dominio. Esos registros le dicen al servidor receptor que su copiadora esta autorizada a enviar en su nombre. Para destinatarios externos, un relevo de correo a traves de su proveedor es mas confiable que enviar directo desde la copiadora.
• Los archivos grandes fallan. La mayoria de los proveedores limitan los adjuntos a unos 25 MB. Escanee a 200 o 300 DPI en lugar de 600, guarde como PDF en vez de TIFF, y divida los documentos muy largos en lotes mas pequenos.

Unos buenos habitos

Una vez que el escaneo funciona, un poco de mantenimiento lo mantiene asi. Use PDF como formato por defecto y 300 DPI para los documentos de cada dia, ya que 600 DPI solo crea archivos enormes sin beneficio real. Configure una linea de asunto significativa para que los escaneos no parezcan spam, y rote la contrasena de la cuenta de la copiadora en el mismo calendario que sus otras cuentas de servicio. Cuando alguien deja la empresa, quite su direccion de la libreta de la maquina. El escaneo a correo tambien es parte de la seguridad general de su red, y cubrimos el panorama mas amplio en nuestra guia sobre los riesgos de seguridad de las impresoras de oficina.

Somos sus vecinos, no un numero 1-800

El escaneo a correo es una de las llamadas de servicio mas comunes que atendemos, y por lo general lo dejamos funcionando en una sola visita. CCLM Supply tiene su base aqui mismo en Clarksville, y configuramos y damos servicio a copiadoras para negocios en todo el sur de Indiana y el area metropolitana de Louisville, desde Sellersburg hasta Floyds Knobs. Damos soporte a todas las marcas principales, y si solo necesita toner o papel para mantener la oficina en marcha, puede pedirlo en cualquier momento en nuestra tienda en linea. Si esta buscando un nuevo socio de servicio por completo, nuestra guia sobre como elegir una empresa de servicio de copiadoras expone las preguntas que vale la pena hacer.

Si su escaner no coopera, no pase toda la tarde peleando con el. Comuniquese cuando quiera a [email protected] o 812.800.8316, y lo guiaremos por telefono o iremos a resolverlo en sitio.

Si dejamos su escaneo funcionando de nuevo, una resena rapida significa mucho para una tienda local como la nuestra. Puede dejarnos una resena en Google.