Como Calcular su Costo Real por Pagina (y por Que Importa)

La mayoria de los duenos de negocios que conocemos en New Albany y Jeffersonville saben exactamente cuanto pagan de renta, de internet, e incluso del cafe de la oficina. Pero pregunteles cuanto gastan en una sola pagina impresa y casi siempre obtiene una mirada en blanco. La impresion es uno de esos costos que se esconde a plena vista. El toner se pide cuando se acaba, el papel aparece en una factura de suministros de oficina, y una llamada de servicio ocurre cuando algo se rompe. Nada de esto cae en una sola linea, y asi es exactamente como la impresion se convierte en silencio en uno de los gastos mas ignorados de cualquier oficina.

Somos sus vecinos aqui en Clarksville, no un numero 1-800, y creemos que usted merece saber lo que realmente esta pagando. Esta guia le mostrara como calcular su costo real por pagina, compararlo con puntos de referencia justos, y encontrar maneras honestas de reducirlo.

Por que la mayoria de las oficinas no sabe lo que cuesta imprimir

El problema central es que los costos de impresion se reparten entre varios presupuestos y ordenes de compra. El toner viene del proveedor de suministros. El papel viene de la cuenta de suministros de oficina. Las llamadas de servicio vienen de IT o de mantenimiento. La electricidad que alimenta la maquina simplemente se mezcla en la factura de servicios. Estudios de la industria han estimado que la impresion suele consumir del 1 al 3 por ciento de los ingresos totales de una empresa, y aun asi la mayoria de las oficinas no puede producir un solo reporte que lo sume todo. El primer paso para controlar cualquier costo es medirlo, y eso empieza con el costo por pagina.

La formula basica del costo por pagina

La version mas simple del costo por pagina se ve asi:

Costo Basico por Pagina = Precio del Cartucho de Toner dividido entre el Rendimiento de Paginas

Entonces, si un cartucho de toner cuesta 90 dolares y rinde 3,000 paginas, eso resulta en 90 dividido entre 3,000, o cerca de 3 centavos por pagina. Este es el numero que la mayoria de la gente usa, y no esta mal. Solo esta incompleto. Solo cubre el toner, y su impresora no funciona solo con toner.

La formula del costo real por pagina

Para obtener una imagen honesta, necesita contar todo lo que se necesita para poner una imagen en el papel. Aqui esta la formula completa:

Costo Real por Pagina = (Toner + Tambor + Kit de Mantenimiento + Papel + Servicio + Electricidad + Depreciacion) dividido entre el Total de Paginas Impresas

Cada parte llega en un momento diferente:

Componente del costo	Que cubre	Con que frecuencia ocurre
Toner o tinta	El pigmento que crea la imagen	Cada 2,000 a 20,000 paginas, segun el cartucho
Unidad de tambor	El cilindro que transfiere el toner al papel	Cada 12,000 a 60,000 paginas
Kit de mantenimiento	Fusor, rodillos, y almohadillas de separacion	Cada 100,000 a 300,000 paginas
Papel	Papel carta estandar de 20 libras	Cada pagina
Servicio y reparaciones	Visitas tecnicas, piezas, y mano de obra	Varia segun la edad y el uso de la maquina
Electricidad	Energia usada al imprimir y en espera	Continuo
Depreciacion	El precio de la maquina repartido en su vida util	Por lo general en 3 a 7 anos

Cuando suma todo esto, el costo real por pagina casi siempre es de dos a cuatro veces mas alto que el numero que solo cuenta el toner. Esa diferencia es donde viven las sorpresas.

Como encontrar el rendimiento de paginas de su toner

Cada cartucho tiene un rendimiento de paginas, pero no todos los numeros de rendimiento son iguales. El que usted quiere es la clasificacion ISO/IEC 19752 para blanco y negro, o ISO/IEC 19798 para color. Estos son estandares internacionales de prueba que crean un campo de juego parejo para comparar cartuchos. Suponen un 5 por ciento de cobertura de pagina, que es mas o menos lo que usa una carta de negocios normal. Una pagina llena de graficas, fotos, o materiales de mercadeo puede llegar facilmente del 15 al 30 por ciento de cobertura, lo que significa que sacara menos paginas del cartucho de las que promete la caja.

Puede encontrar el numero de rendimiento en la caja del cartucho, en la lista del producto, o en la hoja de especificaciones del fabricante. Aqui va un consejo honesto: si una lista no menciona la norma ISO 19752 o 19798 en absoluto, trate la cifra de rendimiento con algo de escepticismo, porque los numeros que no son estandar pueden ser muy optimistas. Esta es una de las muchas razones por las que somos cuidadosos con el origen de nuestros suministros, lo cual abordamos en nuestra guia sobre toner OEM contra compatible contra remanufacturado.

Un ejemplo trabajado que puede seguir

Hagamos los numeros en una copiadora multifuncion de oficina de gama media que imprime 5,000 paginas al mes. Esta es una configuracion muy comun para una oficina en Sellersburg o Floyds Knobs.

Componente	Costo	Vida util (paginas)	Costo por pagina
Cartucho de toner	120 dolares	15,000	0.008
Unidad de tambor	180 dolares	100,000	0.002
Kit de mantenimiento	350 dolares	200,000	0.002
Papel (caja de 5,000 hojas)	45 dolares	5,000	0.009
Contrato de servicio	50 dolares por mes	5,000	0.010
Electricidad	cerca de 15 dolares por mes	5,000	0.003
Depreciacion (maquina de 8,000 dolares en 5 anos)	1,600 dolares por ano	60,000 por ano	0.027
Costo total por pagina			0.061

Aun con un toner que cuesta menos de un centavo por pagina, el numero real cae justo alrededor de 6 centavos una vez que incluye la maquina, el servicio, y cada consumible. El color lo hace aun mas dramatico. Una pagina a color en el mismo tipo de maquina suele costar de 13 a 14 centavos, porque las copiadoras a color usan cuatro cartuchos (cian, magenta, amarillo, y negro) en lugar de uno. Por eso configurar sus maquinas para que impriman en blanco y negro por defecto puede ahorrarle a una oficina ocupada miles de dolares al ano.

Que es un buen costo por pagina?

Aqui hay puntos de referencia justos para el costo total por pagina, incluyendo consumibles, servicio, y depreciacion:

Tipo de impresion	Bueno	Promedio	Muy alto
Blanco y negro, impresora de escritorio	Menos de 0.04	0.04 a 0.07	Mas de 0.08
Blanco y negro, copiadora de oficina	Menos de 0.02	0.02 a 0.05	Mas de 0.06
Color, impresora de escritorio	Menos de 0.10	0.10 a 0.15	Mas de 0.18
Color, copiadora de oficina	Menos de 0.07	0.07 a 0.12	Mas de 0.14

Si esta enviando alto volumen a traves de una impresora de escritorio pequena, casi con certeza esta pagando de mas. Las impresoras de escritorio son baratas de comprar pero caras de operar a gran escala. Las copiadoras de oficina cuestan mas al principio pero entregan un costo por pagina mucho menor, sobre todo arriba de 3,000 paginas al mes. Si esta considerando una maquina nueva, nuestra guia sobre arrendar contra comprar una copiadora repasa todo el panorama del costo total.

Como reducir su costo por pagina

La buena noticia es que la mayoria de las oficinas puede recortar dinero real de su impresion sin comprar nada nuevo. Unos cuantos cambios honestos hacen casi todo el trabajo:

Use la maquina del tamano correcto. Usar la impresora equivocada para la carga de trabajo es el mayor causante de costos. Una impresora de escritorio que imprime 5,000 paginas al mes puede costar de tres a cinco veces mas por pagina que una copiadora de oficina haciendo el mismo trabajo.
Use blanco y negro por defecto. Configure cada maquina para imprimir en blanco y negro a menos que alguien elija color a proposito. Este solo cambio puede recortar el volumen a color en un tercio o mas.
Active el doble lado. La impresion automatica a dos caras corta el costo del papel a la mitad, lo cual suma rapido a lo largo de un ano.
Compre el toner correcto. Los cartuchos de alto rendimiento casi siempre cuestan menos por pagina que los estandar, aunque el precio de etiqueta sea mas alto.
Mantenga las maquinas. Una impresora descuidada desperdicia toner, se atasca mas, y produce impresiones malas que hay que rehacer. El mantenimiento constante mantiene plano su costo por pagina.

Ese punto del toner merece un ejemplo rapido, porque las cuentas sorprenden a la gente:

Tipo de cartucho	Precio	Rendimiento	Costo por pagina
Rendimiento estandar	80 dolares	2,500	0.032
Alto rendimiento	140 dolares	6,000	0.023

Eso es un ahorro del 28 por ciento por pagina solo por elegir el cartucho mas grande. Aqui es tambien donde el toner compatible de calidad se gana su lugar. Un buen cartucho compatible de una fuente confiable puede igualar el rendimiento de paginas y la calidad de impresion de la marca original a un costo por pagina notablemente menor, lo que baja su costo real sin bajar sus estandares. Somos exigentes con lo que tenemos en inventario, asi que los suministros en nuestra tienda en linea estan elegidos para darle ese menor costo por pagina de forma honesta.

Cuando un plan simple por pagina supera hacer las cuentas usted mismo

Si rastrear toner, tambores, kits, servicio, y depreciacion en toda una flota suena como mucho trabajo, es porque lo es. Para muchas oficinas, la respuesta mas limpia es una sola tarifa predecible por pagina que agrupa la maquina, el toner, y el servicio en un solo numero. Deja de adivinar, y su presupuesto deja de llevarse sorpresas. Explicamos exactamente como funciona esto en nuestro analisis sobre colocaciones de copiadora de puro costo por copia.

Conocer su costo real por pagina es uno de esos numeros que se paga solo en silencio. Le dice si su configuracion actual es justa, si el precio de su toner es correcto, y si es hora de una maquina diferente o de un plan diferente. Con gusto calculamos esos numeros con usted gratis, sin presion y sin compromiso, solo datos que de verdad puede usar.

Si quiere una lectura honesta de lo que realmente esta pagando por pagina en cualquier parte de Clarksville, Floyd County, Clark County, o la mayor area metropolitana de Louisville, comuniquese cuando quiera en [email protected] o al 812.800.8316.

Si le ayudamos a encontrar ahorros reales en su impresion, una resena rapida significa mucho para una tienda local como la nuestra. Puede dejarnos una resena en Google.